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Digital y Analítica Avanzada

Implementa RPA sin caer en los errores comunes

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noviembre 18, 2021

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PDF: Implemente RPA sin caer en los errores comunes

Los avances en digitalización, que se aceleró con la pandemia y se espera que continúe creciendo, resaltaron la importancia del uso de RPA´s para automatizar procesos repetitivos en las empresas. Si bien no es fácil superar los retos que esto conlleva, existe un camino claro a seguir para evitar cometer errores. 

 

La Automatización de Procesos con Robots, (Robot Process Automation, RPA) es una herramienta que se posiciona como el habilitador principal para la transformación digital de las empresas. RPA es una tecnología de software que permite construir, desplegar y gestionar una digital workforce que realiza labores “humanas” e interactúa con sistemas digitales y software. Es decir, estos bots pueden desempeñar tareas repetitivas de forma más rápida, precisa y continua, para permitir que las personas dediquen más tiempo a actividades que requieren más habilidades humanas como la inteligencia emocional, el razonamiento y la colaboración con otras personas.

Para obtener todos los beneficios que RPA ofrece, hay que estar preparados y conocer todas las implicaciones, ya que, aunque sus costos no son muy elevados, la inversión de recursos y tiempo para lograrlo son importantes y no deben ser desperdiciados.

Algunos de los retos que enfrentan las empresas al implementar RPA son:

  • Complejidad al seleccionar la herramienta correcta. Dado que cada vez más jugadores se unen al mercado de RPA´s, cada vez se requiere más tiempo y crece la complejidad al elegir las herramientas correctas. Para ello existen expertos en la materia que pueden guiar a tu empresa en esta etapa.
  • Seleccionar los procesos incorrectos para automatizar. Es fácil caer en aplicar RPA en procesos sencillos y rápidos para obtener beneficios en el corto plazo, sin embargo, esto sería como comprar un Ferrari y utilizarlo sólo en calles de baja velocidad. Seleccionar las tareas que generan más valor es imperativo para sacar todo el provecho de estas herramientas.
  • Falta de visibilidad al implementar los RPA´s. Al enfocarnos solamente en el indicador de costos, no captamos todos los beneficios que la automatización puede traer, como incrementos en calidad, agilidad y flexibilidad en el largo plazo. Evaluar con indicadores que incluyan todos los beneficios nos permitirá entender cabalmente el valor que generan estas herramientas.
  • Temer que los RPA´s sustituirán a las personas. Este es un malentendido común dado que los RPA´s pueden ejecutar tareas de forma más rápida y eficiente que los humanos. Sin embargo, es raro que un bot pueda sustituir todas las tareas que desempeña una persona, simplemente liberan tiempo en los días de las personas, al quitarles tareas tediosas y repetitivas, para que puedan enfocarse en proyectos de crecimiento, innovación o de colaboración con sus compañeros.
  • Mantenimiento y desarrollo. El software muchas veces requiere actualizaciones y otras veces tiene protocolos que lo hacen inflexible ante cambios en el corto plazo. Esto requiere de personal especializado que pueda hacer las adaptaciones necesarias en caso de que la actualización lo requiera o que las necesidades de la empresa cambien.

Para evitar caer en estos vicios, en Sintec identificamos las etapas necesarias del proceso de selección e implementación de RPA´s.

  1. Definición estratégica: En esta etapa la empresa evalúa las tareas que se pueden automatizar considerando el tiempo y recursos que utilizan. Entender las necesidades del negocio determinará el tipo de procesos que se busca automatizar.
  2. Descubrimiento: En esta etapa se evalúan los procesos específicos para automatizar a través de pruebas de concepto y casos de cambio. Con esto se determina la factibilidad de automatizar el proceso, el grado de complejidad, y el valor que puede traer al negocio.
  3. Configuración e implementación: Una vez seleccionados los procesos y las herramientas para automatizarlos, se empieza la etapa de programación del software y se implementa en la operación de la empresa. Esta etapa debe estar apoyada por una estrategia de Gestión de Cambio, rediseño de procesos y la PMO.
  4. Monitoreo y control: En esta etapa se evalúan los procesos automatizados para identificar posibles errores o interrupciones y corregirlas. Es importante llevar a cabo los procesos de forma repetitiva para asegurar su funcionamiento correcto.

Si decides embarcarte en el mundo de la automatización pronto estarás percibiendo beneficios en reducción de costos, incremento en calidad y productividad, mayor rapidez en el servicio y distinción o análisis de datos para la toma de decisiones.

Podemos acompañar a tu empresa en una o varias de las etapas de implementación, dependiendo de las necesidades de tu negocio. En Sintec conocemos el mercado y hemos generado alianzas estratégicas con las empresas líderes en el mercado como BluePrism y Automation Anywhere.  Contamos con expertos que conocen las herramientas y las necesidades de las empresas en Latinoamérica y las apoyamos en tomar decisiones basadas en datos, tendencias y benchmarks de la industria.

 

Referencias

 

 

 


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Analista de Estrategia de Tecnología, Santiago