Como avaliar o atual patamar dos serviços de transporte realizado em sua empresa, permitindo identificar e desenvolver deficiências ou oportunidades na gestão logística?

As variações de modelos existentes na área de transportes torna o processo mais complexo e exige um aprofundamento nos principais tópicos de avaliação para identificar os melhores caminhos a serem seguidos no desenvolvimento da operação atual.

PRINCIPAIS MODELOS DE TRANSPORTE

O mercado de transportes possui grandes diferenças mesmo dentro de uma mesma indústria, sendo dificil estabelecer uma única metodologia de avaliação. Normalmente, nos projetos de eficiência logística as análises começam justamente na avaliação dos modelos utlizados, partindo do estudo preliminar entre Insurance and Freight (CIF) e Free On Board (FOB).

• FOB: O modelo FOB onde o comprador assume a retrada do produto, riscos e custos do transporte. O modelo, algumas vezes preferidos por clientes que possuem frota própria por ser mais econômico é encontrado principalmente no mercado B2B, onde as mercadorias ainda serão processadas antes de chegar ao consumidor final.
• CIF: é predominante no mercado por favorecer o desenvolvimento da gestão sobre a frota e sobre o processo de entrega, desenvolvendo a logística como um diferencial competitivo para seu negócio.

Por ter mais alavancas de controle sobre a operação de transportes, em muitos casos este modelo acaba sendo parte da solução durante o processo de revisão, desenvolvendo boa parte dos itens apresentados ao longo do artigo.

DIAGNÓSTICO DO MODELO DE TRANSPORTE

As opções de transporte são inúmeras envolvendo o tipo de frota (própria ou terceira), o modelo de pagamento (por entrega, por peso, etc), o tpo de carga (fracionada ou lotação), etc. Por esta razão o auto-diagnóstico de transportes deve envolver o entendimento destas variações para então ser possível desenvolver o plano adequado de desenvolvimento.

Seguindo o padrão tradicional de diagnóstico, a avaliação de transportes está estruturada sobre as 4 grandes dimensões: modelo de contrato e pagamento, indicadores, processos e tecnologia / sistemas.

MODELO DE CONTRATO E PAGAMENTO

O primeiro passo para iniciar o auto-diagnóstico de transportes é entender se o modelo de contratação e pagamento está devidamente alinhado às o modelo operacional da companhia.

O custo do transporte normalmente é feito por viagem, ficando a cargo da empresa garantir a melhor ocupação possível, por entrega, por volume (peso, m², etc), por kilometragem ou por formatos mistos que considerem 2 ou mais critérios de precifcação.

Para avaliar se seu modelo de pagamento está bem ajustado uma boa iniciatva é verificar a variação do “custo relativo”, seja o custo total por Km, por volume ou por ambos. Se possível avaliando a dispersão do custo por frete para ser possível identificar onde pondem estar os principais desvios.

DIMENSIONAMENTO DE FROTAS E DISPONIBILIDADE DE VEÍCULOS

As flutuações de demanda, seja dentro da semana, do mês ou ao longo do ano são comuns em qualquer indústria e normalmente geram bastante complexidade no planejamento de transportes.

Entender como se comporta a demanda é o primeiro passo para ajustar as operações internas, melhorar o controle e analisar se a composição da frota atual atende às necessidades da empresa.

Um bom indicador para este entendimento é a dispersão do atraso do embarque em dias e o cruzamento do volume solicitado em cada data vs a data real de entrega.

Desta análise normalmente surgem diversas hipóteses para serem verificadas até se chegar às causas-raiz, que normalmente incluiem falta de veículos, pedidos atrasados liberados em grandes lotes (gestão do pedido falha), erros na previsão de frota, entre outros.

A conclusão mais relevante neste caso é ter claro qual a demanda recorrente (fxo), através da qual deve-se dimensionar uma frota “garantida” e a demanda variável para ter claro em quais momentos são necessários veículos complementares e como eles estão sendo contratados, inclusive em termos de custo.

RESPONSABILIDADES

Ainda hoje existem contratos verbais ou desatualizados mesmo em empresas de grande porte e por isso, apenas o fato de ter contratos com a descrição de responsabilidades e deveres, já é um fator positivo. As empresas mais maduras, normalmente definem parâmetros de qualidade como: limite de devolução e avarias; disponibilidade mínima de veículos nas baixas e altas estações; índices, regras e prazos de reajuste das tarifas e pontualidade, normalmente atreladas à bônus ou penalizações.

Trabalhar com 2 ou mais empresas de transporte ou terceiros também permite negociar melhor os patamares de qualidade desejados, além de reduzir a dependência de um único parceiro.

INDICADORES

Assim como na operação de centro de distribuição, ter indicadores de gestão assertivos e de permitam identificar problemas e atuar rapidamente na melhoria dos processos é essencial. Nos projetos realizados, os principais indicadores utlizados visam acompanhar a qualidade e o custo/ efciência do serviço que pode chegar à 10% do faturamento total da companhia. Alguns dos indicadores mais recomendados são:

• Qualidade: Os indicadores de qualidade visam medir o serviço das transportadoras ou frota interna através de indicadores restritos ao transporte, entre eles: taxa de devolução e/ou avarias, entregas dentro do prazo, confrmação de entregas, erros de cálculo em conhecimento de frete.
• Efciência operacional: estes indicadores antecipam as variações de custo, pois apresentam a efetividade do trabalho desenvolvido pelas equipes internas. É comum nas implementações recorrer à evolução destes indicadores para explicar à diretoria eventuais desvios nas despesas em determinado período. Os mais desejados são: % ocupação, cargas por dia, volume embarcado, volume entregue, composição da frota utlizada (por tipo de caminhão).
• Custos: Finalmente, o indicador de custo é um dos mais importante pois ele resume tudo que está ocorrendo de forma simples e imediata, porém sem indicar as causas e motivos dos desvios. A recomendação é utlizar a composição R$ / Km / volume para garantir que tanto as variações de volume e kilometragem não distorção o resultado de eficiência do transporte. Cada vez que este indicador apresenta desvios, fica claro a existência de alguma alteração brusca no transporte.

TIPO DE FROTA (MODELO OPERACIONAL)

Todos os pontos apresentados podem ter alguma variação dependendo da indústria e produto transportado sendo dificil definir uma regra única para o diagnóstico. Entretanto a maior causa das diferenças são o modelo da frota. No modelo de frete CIF as frotas mais comuns são: Própria, Terceira, operadores logísticos e para cada um deles o diagnóstico muda consideravelmente. O que é relevante é entender os prós e contras de cada um deles para ajustar a operação:

Própria: 

• Total controle, qualidade e modelos da frota, específicos para a operação, conforme produto e locais de entrega. Favorece o atendimento de demandas estáveis e garante níveis de qualidade maiores.
• Normalmente mais cara do que a frota terceirizada, devido aos tributos e impostos do quadro de funcionários (motoristas e ajudantes). Necessidade de processos e procedimentos bem estabelecidos com áreas profissionais responsáveis pela sua gestão.

Terceirizado

• Oferece grande variedade e preços compettvos no mercado. Atualmente o mercado tem se desenvolvido bastante com aplicatvos e tecnologias. Quando o serviço é contratado de maneira recorrente, a qualidade também não é afetada, entretanto o ponto mais favorável é a possibilidade de ajuste da frota conforme a sazonalidade.
• Exige uma gestão interna eficiente para não impactar a expedição dos volumes diários devido à flutuação da demanda e necessidade de contratação constante.

Atualmente o mercado de transportes também vive um momento complexo, após anos pressionado pela redução de margens e custos. Com isso, muitos freteiros e pequenas empresas de transporte pouco profissionalizadas vêm falindo, muitas vezes deixando os próprios contratantes em uma situação difcil. Neste ponto, vale ressaltar a necessidade de ajustar os preços e gerir também os parceiros logístcos para não incorrer na interrupção das entregas.

Operadores Logísticos

• Esta instituição é normalmente utilizada pelas empresas que desejam maior nível de profisisionalismo no serviço, sem perder o foco no seu core ou agregar grande expertse logístico. Nessa operação aplicam se todos os pontos comentados sobre os tipos de contrato e a preocupação de dimensionar o serviço à demanda, pois nesse caso os custos podem ser ainda maiores do que os da frota própria.
• O custo de se contratar uma empresa bem estruturada normalmente é maior do que os de terceiros enquanto os contratos com exigências mínimas de serviço também, muitas vezes também requerem uma contrapartida do contratante.

É comum encontrar empresas que utlizem 2 ou mais casos simultaneamente, ajustando a demanda e oferta de transporte conforme sua necessidade.

Avaliar os pontos fortes e fracos de cada modelo torna-se essencial para concluir o diagnóstico, mas também não é uma tarefa fácil estar  seguro de que o modelo escolhido é o melhor para sua empresa.

Neste caso, o formato de pagamento novamente é um fator chave no sucesso da contratação, pois tanto no trabalho com terceiros como operadores logísticos, a precificação impacta na rentabilidade do negócio.

Para avaliar se o modelo atual está aderente, deve-se avaliar qual a quantidade de veículos parados nas épocas de baixo volume (frota própria ou alugada de operador logístico), a estabilidade do custo de transporte ao longo do tempo, que não deveria apresentar grandes variações e o tempo tempo de resposta entre a solicitação de carga até a aceitação (reduzindo o tempo que os produtos ficam parados antes/após serem faturados) e principalmente os comentários do cliente final em relação ao serviço de entrega.

TECNOLOGIA, PROCESSOS E SISTEMAS

O último pilar envolve o desenvolvimento dos processos e sistemas, que devem visar a integração entre indústria e transportadoras (ou área interna de transporte). Uma vez que a demanda de transporte esteja garantida, torna-se crítico otimizar a infraestrutura disponível, que geralmente apresenta gargalos no número de docas e espaço para separação da mercadoria.

Por isso, a organização é fundamental para aproveitar ao máximo a capacidade de carregamento e descarregamento. A proposta inicial é desenvolver uma janela de carregamento, para que os veículos cheguem de forma ordenada ao longo do dia, maximizando também a utlização dos veículos que ficam menos tempo parados.

Outro processo fundamental é a gestão dos documentos, como os conhecimentos de transporte (CTE’s), faturas, etc para reduzir desajustes de valores, volumes e informações de entrega. Uma forma prática de garantir a fluidez do processo é através de sistemas de TMS ou sistemas legados que integrem e coordenem as atividades das empresas.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

A grande variedade de modelos e opções de transportes utilizados torna o processo de diagnóstco mais complexo do que os de outras áreas da logística, sendo necessário estabelecer diretrizes para o diagnóstico, respeitando as especificidades de cada operação.

Aplicando a estrutura apresentada, torna-se possível investigar de forma inicial, mas assertiva, as principais áreas de oportunidades do modelo de transporte, visando a maximização dos recursos, evoluindo a qualidade e reduzindo os custos por consequência.