Dado el entorno actual altamente competitivo en cualquiera de las industrias existentes (incremento en el número de competidores, guerras de precios, reducción de márgenes, etc.), el obtener eficiencias a lo largo de la cadena (no solamente dentro de los límites de un negocio) ofrece ventajas competitivas que pueden llevar a la supervivencia.
Algunas de las características que incrementan la complejidad del entorno de negocio que enfrentan las empresas son:
- Una alta (y creciente) variedad de sku’s.
- Productos con características de demanda, tiempos de entrega y ciclo de vida diferentes.
- Una migración de la percepción de valor del cliente que lleva a una reducción de precios y tiempos de entrega.
- El alto volumen de información manejado hace crítico el buen uso de la tecnología de información para la planeación, sincronización y control de la ejecución.
En el esfuerzo por obtener cada vez mayores eficiencias en el suministro a través de la cadena se han ido integrando diferentes elementos para este efecto, sin embargo la complejidad para sincronizar, integrar y optimizar dichos elementos también ha ido en incremento.
La base para la toma de decisiones, (además de ser el elemento integrador) en el nivel estratégico y táctico, es el plan de demanda, de ahí su importancia.
Los cuatro elementos principales dentro del proceso de planeación de la demanda son:
- Entendimiento y administración de la demanda.
- Definición del plan de demanda.
- Generación del pronóstico estadístico.
- Validación y consenso del plan de demanda.
Los principales problemas detectados en estos elementos son:
- Flujo de información (estimado de venta) distorsionado por diversas prácticas a través del negocio o cadena.
- Una identificación errónea de los componentes de la demanda y sus causas de variabilidad.
- Una mala administración de prácticas comerciales que inducen la variabilidad de la demanda (picos de fin de mes, planes de crecimiento, promociones, etc.).
- Un pronóstico complejo y poco asertivo generado con criterios locales y sin consenso.
La Solución de Sintec en planeación de la demanda Con la experiencia adquirida por Sintec en empresas mexicanas; se ha desarrollado una solución de negocio en la que se tocan los cuatro elementos anteriores y cuya descripción es:
“Utilizar la información proveniente de la demanda para tomar decisiones referentes al flujo de material y administración de las restricciones a lo largo de la cadena, con el fin de alcanzar el nivel de servicio requerido por el cliente final”.
Para llegar a implementar un esquema de planeación de demanda, en SINTEC se sigue una metodología que parte del entendimiento de todos los aspectos del negocio y mercado para asegurar la generación de la mejor solución en términos estratégicos y económicos.
1. Entendimiento y administración de la demanda: Consiste en analizar las variables de la demanda, identificando sus componentes, fuentes de variabilidad y las causas de éstas (identificando si son controlables o no).
2 Típicamente se analizan tres componentes de la demanda por canal: Comportamiento propio del mercado, promociones, y prácticas comerciales que tienen un efecto en la venta.
Una vez identificados los componentes de la demanda se clasifican los productos – clientes – canales en base al tipo de demanda y al segmento de
rentabilidad al que pertenezca.
Finalmente se definen los esquemas de planeación para los diferentes tipos de demanda (Creciente, decreciente, estable e incierta) y las prácticas de suavización (para reducir variabilidad controlable identificada en la información del mercado). De la misma forma se definen esquemas de planeación para demandas inciertas, que típicamente engloban productos que se ofertan frecuentemente y productos nuevos.
a) Producto: Puede ser desde el total de los productos hasta sku’s por ubicación.
b) Geografía: Puede ser desde nivel nacional hasta nivel cliente.
c) Tiempo: Se refiere a qué tan segmentado, cada cuándo se generará el pronóstico y con qué horizonte.
El segundo paso es definir el horizonte (el alcance y visibilidad máxima) y frecuencia (cada cuándo se genera nuevamente el plan) que tendrá el plan de demanda.
3. Generación del pronóstico estadístico: Consiste en evaluar y seleccionar diferentes algoritmos de generación de pronósticos, en base al comportamiento demostrado por la demanda de cada producto, y a las ventajas o desventajas que cada uno muestre ante dicho comportamiento.
Se tienen dos tipos de técnicas de generación de pronósticos: Cualitativas, las cuales se basan en juicios de un equipo de expertos (método Delphi, juicios de equipos directivos o investigaciones de mercado) y cuantitativas, las cuales se basan en información histórica para predecir el futuro replicando, ciertos patrones demostrados (series de tiempo y modelos causales).
Las variables que se deben evaluar para la selección del algoritmo son: el error máximo permisible, los patrones y componentes de la demanda y las restricciones intrínsecas a cada algoritmo.
4. Validación y consenso del plan de demanda: Consiste en diseñar el proceso de validación y alineación del plan de demanda con las capacidades de suministro del negocio.
El plan de demanda final consta de dos partes: un pronóstico estadístico validado y modificado por ventas y mercadotecnia en base a acciones comerciales y de mercado, y un plan de suministro (o de capacidades), donde se verifican posibles conflictos para poder suministrar el estimado de venta.
Por último se realiza una reunión de análisis y resolución de conflictos donde se comunica el plan de demanda final y las posibles implicaciones
de éste para el negocio.
Optimización, Sincronización e Integración
Tener un esquema de planeación de demanda bien definido trae beneficios tanto en rentabilidad como estratégicos.
El incrementar la integración y sincronización de las decisiones que se toman en base al plan de demanda asegura cumplir con el nivel de servicio pactado con los clientes, suministrando los productos de la manera más eficiente para el negocio.
Hoy en día, existen aplicaciones que comúnmente parten de una suite denominada APSS (Advanced Planning and Scheduling Systems), y típicamente son empaquetadas en un módulo llamado DP o DM (Demand Planning / Demand Management). Estas herramientas son fundamentales, ya que sin ellas las mejores prácticas no pueden ser ejecutadas.
Cuentan con técnicas estadísticas probadas, modelación basada en reglas de negocio, flexibilidad para representar los distintos productos y/o componentes, geografías y clientes, capacidades de colaboración con entidades internas y externas de la organización, y una inteligencia para predecir indicadores del mercado a futuro. Inclusive, hoy en día, estas aplicaciones empiezan a enfocarse en un nuevo territorio del proceso de planeación de demanda, en el cual las empresas serán capaces de maximizar los ingresos a través de la introducción de nuevos productos, promociones, y el manejo óptimo de precios, para darle forma de manera proactiva a la demanda y tener un mayor control del proceso.
Beneficios
Los beneficios que típicamente hemos encontrado como resultado de un esquema de planeación de demanda de este tipo son:
- Aumento en el nivel de servicio (incremento potencial en ventas).
- Optimización del nivel de inventarios en la cadena.
- Reducción del costo logístico (almacenaje y transporte).
- Incremento en la utilización de activos.
Caso de Negocio
Empresa de consumo con venta en todo el país (con dos plantas y 18 CD’s), presentaba la siguiente problemática:
- Nivel de servicio de 47% (pedido perfecto).
- Altos niveles de inventario (inventario mal balanceado en la cadena) – 76 días.
- Altos costos de producción (derivados de deficiencias en la planeación).
- Incremento en el gasto de distribución del 8% versus el año anterior.
Pl anteamiento y Solución de SINTEC
Se definió un esquema de planeación de demanda enfocado a la optimización de las capacidades productivas (recurso más costoso y con menor capacidad en la cadena). Se realizaron las siguientes actividades para llegar al esquema final:
- Determinación de la restricción de la cadena (en términos de costos y capacidades a lo largo de la cadena).
- Diseño del proceso de generación y consenso del pronóstico por parte de ventas y mercadotecnia.
- Definición de roles, procesos e indicadores del área de ventas, mercadotecnia y planeación para la planeación de eventos comerciales puntuales y promociones.
- Diseño de niveles de inventario y esquemas de reposición por producto en plantas, CD’s primarios y CD’s secundarios.
Resultados
- Reducción del nivel global de inventario de 13%.
- Incremento en el nivel de servicio de 38% (llevado a 85%).
- Reducción del error del pronóstico en 30%.
- Reducción del tiempo de ciclo (desde que se dispara el requerimiento en un CD secundario hasta que se entrega el producto en el sitio) de 20%.
Acerca de Sintec
Sintec es la firma de consultoría líder en generar crecimiento rentable y desarrollar ventajas competitivas a través del diseño y ejecución de Estrategias integrales e innovadoras de Clientes & Operaciones. Sintec cuenta con una metodología robusta y única para desarrollar competencias organizacionales basada en los elementos clave: Organización, Procesos y TI. Sintec ha realizado más de 300 proyectos en temas de Estrategias Comerciales, Operaciones y TI, con más de 100 empresas líderes en 14 países de América Latina. La trayectoria de más de 25 años convierte a Sintec en la empresa de consultoría con mayor experiencia en la región.
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