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Guia de Sucesso em Tecnologia da Informação

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janeiro 6, 2012

Guia de Sucesso em Tecnologia da Informação

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O SUCESSO E O FRACASSO DE TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO
Utilizando as estatísticas do governo dos EUA, as companhias americanas haviam triplicado suas despesas por empregado em Tecnologias da Informação (TI), nos últimos 15 anos. Isto significava que essas empresas gastavam por ano, em Tecnologias da Informação, tanto quanto o faziam em escritórios, armazéns, fábricas, entre outros. A pergunta é: Quanto desse investimento pode ser considerado que obteve sucesso? O que significa ter sucesso no investimento e na implementação de ferramentas de TI?

  • Terminar os projetos a tempo e dentro do orçamento
  • Entregar toda a funcionalidade prometida
  • Obter resultados de negócio
  • Obter uma vantagem competitiva em Tecnologia
  • Todas as anteriores

Pesquisas e mais pesquisas que têm procurado responder a esta pergunta têm apresentado os mesmos resultados através dos tempos e dos espaços:
só um percentual inferior a 20% dos projetos de TI terminam a tempo e dentro do orçamento, e menos de 50% entregam os resultados esperados.

As razões disto raramente estão relacionadas com elementos técnicos, mas estão relacionadas principalmente com a falta de entendimento do que o negócio exige:

“O sucesso no investimento em TI está relacionado com o entendimento do que o negócio exige”.

POR QUE INVESTIR EM TI?
Esta pergunta cruza pela mente de cada Diretor Geral que, por sua vez, sabe que tem que fazer isso.

Deixar de investir em TI não é uma opção,porque “as Tecnologias da Informação são as ferramentas que mudam as regras do jogo, e não investir em TI gera uma desvantagem competitiva”.

Concretamente, as Tecnologias da informação têm permitido e habilitado novas formas de trabalhar, mais eficientes, mais ágeis, mais efetivas.

Os exemplos são incontáveis e vão desde tarefas simples e repetitivas (a impressão de faturas para clientes, que antes implicavam digitálas na máquina e, em conseqüência, um exército de datilógrafos), até decisões estratégicas (modelos para o entendimento do comportamento de consumidores, baseados em análises estatísticas e quantitativas, que apresentam conclusões para as decisões de produtos ou campanhas publicitárias, ou até mais, tomam decisões de forma automática para apresentar visões personalizadas em um web site).

Um corolário é que cada projeto de TI deve ser considerado como uma iniciativa de mudança. Procurar apenas automatizar o mesmo processo que se faz atualmente é uma oportunidade desperdiçada por capitalizar, no potencial da Tecnologia.

EM QUE PROJETOS E TECNOLOGIAS INVESTIR?
O primeiro passo para o êxito em projetos de TI é a administração do portfólio de iniciativas de mudança que precisam de implementação de TI.
Administrar o portfólio significa definir os critérios para priorizar e alcançar tanto a combinação ótima quanto a sequência de iniciativas que conseguem alocar da melhor maneira os recursos disponíveis. Os critérios para realizar isto são vários, mas há alguns que são básicos para serem utilizados.

O primeiro é o completo alinhamento com o negócio, isto é, acompanhar e suportar a estratégia do negócio. Por exemplo, se a estratégia da empresa
é de produtividade e eficiência, é preciso identificar os processos com maior oportunidade de serem beneficiados por uma mudança habilitada por Tecnologias (exemplo: em empresas de consumo, o planejamento e a execução eficiente da cadeia de abastecimento).

Outro fator relevante de priorização é a capacidade da organização para absorver mudanças. As mudanças nunca são fáceis, e menos ainda quando as empresas ou as pessoas já tiveram êxito fazendo seu trabalho de uma maneira que tem funcionado (mas que não necessariamente funcionará nas condições futuras). Tratar de gerar muitas mudanças ao mesmo tempo só fará com que a organização não tenha um foco e os esforços de implementação enfraqueçam.

Estes dois fatores (alinhamento e capacidade de mudança) devem combinar-se com outros critérios financeiros, de risco e culturais, que fazem sentido na realidade de cada negócio. Finalmente, os recursos disponíveis (financeiros, humanos etc.) ditarão a sequência em que os projetos serão realizados.

O exercício de administração do portfólio deve ser realizado por uma equipe da alta gerência do negócio, familiarizada com a estratégia e com uma periodicidade fixa ditada pela velocidade de mudança do ambiente de cada empresa.

O SUCESSO DAS INICIATIVAS DE TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO EM MINHA EMPRESA
As iniciativas selecionadas devem cumprir três condições para obterem
sucesso:

1. Objetivo de negócio: um projeto que implica um investimento em TI tem que ter clareza sobre os objetivos que persegue. Óbvio, nada de novo. Entretanto, um aspecto muito relevante consiste em entender o tipo de objetivos. Os objetivos devem ser objetivos de negócio. Por exemplo, “implementar em 6 meses um aplicativo para a operação da área X” é um objetivo do líder de projeto, mas não pode ser o objetivo da empresa.

“Melhorar a produtividade”, “incrementar aefetividade”, “diminuir a perda de produto” são objetivos de negócio, com indicadores e medições claras e objetivas do desempenho, antes e depois da mudança, que podem ser
comparados friamente e refletem o impacto no negócio.

2. Entendimento das mudanças no processo de negócio: Esta é a condição mais relevante a ser preenchida para se obter sucesso. Um projeto que envolve TI não é um projeto de “Sistemas”, é sempre um projeto de algum processo de negócio que, por sua vez, pode abranger uma ou várias áreas do negócio (a única exceção são os projetos de comunicações que beneficiam todos: o telefone, a rede interna, o correio eletrônico, redes sociais etc.).

Esses projetos têm necessariamente que gerar uma mudança de processo, uma mudança na maneira de trabalhar. Isto implica mudanças de responsabilidades, de perfis da equipe (novos conhecimentos e habilidade) e mudanças de ferramentas. Só automatizar a tarefa tal qual é feita hoje, sem uma mudança no pessoal e em seu modo de trabalhar é um projeto que deve ser reformulado. A TI se tornou ubíqua ao permitir e habilitar novas formas de interagir e comunicar-se, novos esquemas de consolidação e disseminação da informação. Estas ferramentas têm que ser automatizadas e agilizar fluxos de informação, sofisticar o processamento da informação e melhorar a comunicação. Se no projeto não se procurar uma melhoria em qualquer desses aspectos, é preciso repensar a iniciativa ou questionar seu valor.

É fundamental entender o conceito de “processo”. O primeiro que deve ficar claro é que não é a mesma coisa que uma área da organização, os
rocessos podem tocar só uma parte de uma área ou podem atravessar várias áreas. Por exemplo, o Planejamento da Demanda desde a geração de um prognóstico estatístico até a demanda projetada, que considera as iniciativas comerciais e de mercado. Alguns participantes podem trabalhar em Logística – a coordenação do processo, validação das projeções comparadas com as capacidades operativas; Vendas – a inclusão de iniciativas comerciais (mudanças de preços, descontos); Marketing – a inclusão de iniciativas de mercado (promoções na compra de outro produto, campanhas de impulso na mídia etc.)

“O entendimento do processo impulsiona a introdução de TI a ter maior impacto”.

Em contrapartida, esperar que, simplesmente por instalar um novo sistema, o negócio melhore, é o início de um projeto que não dará os resultados esperados.

Perguntar: que resultado final será obtido disto? Em que se transforma o processo, que mudanças ele habilita e que mudanças demanda do pessoal da Tecnologia? que perfil (habilidades, capacidades, conhecimento,experiência) os participantes devem ter? é básico para a definição da iniciativa

3. Capacidade de execução: mesmo estando claras as prioridades, a mudança a realizar e os objetivos de negócio, a execução do projeto e da mudança na organização é um grande desafio. A execução da mudança é sempre difícil,devem ser enfrentadas inércias, resistências, desacordos, falta de conhecimentos e habilidades. Assegurar que a mudança seja permanente implica treinamento, comunicação e acompanhamento constante.

É imperativo que a equipe de projeto tenha todas as seguintes Capacidades:

  • Entendimento do negócio
  • Entendimento da Tecnologia
  • Administração de projetos
  • Administração da mudança

Qualquer empresa pode formar uma equipe que preencha esses requisitos. Entretanto, também é importante ser realista quanto às capacidades de que se dispõe internamente e saber procurar um sócio que as complemente.

INVESTIR EM TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO
Toda empresa deve investir em Tecnologias da Informação para manter-se competitiva, inclusive um uso criativo e inteligente das mesmas pode ser a base da criação de vantagens competitivas.

Entretanto, esse investimento tem que ser considerado como a base para os processos de mudança e melhoria, deve estar completamente alinhado com a estratégia do negócio, deve ser entendido como um exercício de negócio e não de Tecnologia por si mesma, e tem que reunir os elementos indispensáveis para sua execução. Esta é uma receita segura (embora não seja simples) para evitar fazer parte das estatísticas negativas e obter sucesso em projetos de TI e, principalmente conseguir aumentar o tamanho e a rentabilidade da empresa.

Angel Hermida, Sintec

angel.hermida@sicweb.wpengine.com

Sobre a Sintec:

A Sintec é a firma de consultoria líder em gerar crescimento rentável e desenvolver vantagens comparativas, através do projeto e execução de Estratégias integrais e inovadoras de Clientes & Operações. A Sintec possui uma metodologia poderosa e exclusiva para desenvolver competências organizacionais, baseada em quatro elementos-chave: Estratégia, Organização, Processos e TI. A Sintec já realizou mais de 300 projetos em Estratégias Comerciais, Operações e TI, com mais de 100 empresas líderes em 14 países da América Latina. A trajetória de mais de 25 anos converte a Sintec na empresa de consultoria com maior experiência na  região.


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