La importancia de asegurar que la organización esta plenamente preparada para implementar una herramienta tipo ERP.

Un proyecto de implementación de ERP no es un proyecto sencillo; involucra temas de procesos, gente, información, y típicamente, abarca todas las áreas de gestión del negocio. No es poco común que las empresas piensen que al implementar un ERP, el resto de los elementos clave para un proyecto exitoso (procesos, gente, información) se alinearán automáticamente y no serán obstáculo alguno en el proyecto. La realidad es muy diferente; el implementar en tiempo y forma una herramienta de este tipo esta directamente relacionada a la manera en que la organización se prepara en 3 dimensiones: procesos, gente e información.

Sintec: Preparación previa a la implementación de un ERP
SINTEC ha desarrollado e implementado exitosamente una metodología que asegura a las empresas estar listas para digerir lo que significa la implementación de un ERP y evitar gastos y retrasos innecesarios. Nuestra solución se basa en 5 elementos fundamentales.

1. Válidación de prácticas VS capacidades del sistema.

No existe herramienta comercial que cumpla al 100% con las necesidades de alguna empresa. Dado esto, es imprescindible hacer una validación de las prácticas propuestas, contra las capacidades reales de la tecnología seleccionada por la organización. Con esta validación podemos hacer los ajustes necesarios a las prácticas (en caso de que aplique) y/o decidir como vamos a soportarlas fuera del sistema (en caso de que se justifique).

2. Implementación de prácticas clave en los principales procesos.

Todas las organizaciones tienen 3 opciones a la hora de implementar un nuevo sistema: Implementarlo sobre las prácticas actuales, implementarlo sobre prácticas nuevas (comúnmente llamadas “mejores prácticas”) o hacer un híbrido de ambas opciones, donde implementan según las prácticas embebidas en la herramienta, o hacen cambios sólo en aquellas prácticas que se consideren indispensables. Nuestra experiencia nos dice que para sacar provecho de la tecnología, independientemente de cual de las opciones se defina, es imperativo implementar una serie de prácticas que llevan a la organización a un cierto nivel de sofisticación, antes de meter tecnología. Si no hacemos esto, corremos el riesgo de terminar no utilizando y/o explotando la herramienta. Este proceso es evolutivo y lo que busca es llevar a la organización de un nivel básico (organizado por áreas funcionales, enfocada a la eficiencia de operaciones, flujo de información secuencial) a un nivel de
integración (organizada por procesos, enfocada a clientes, flujo de información colaborativo) para asegurar que la Cadena de Valor es lo suficientemente madura para explotar la tecnología.

Los entregables de esta fase son: Para cada proceso de negocio (i.e. Compras, Planeación de Demanda, etc).

  • Listado de prácticas a implementar
  • Listado de procedimientos a implementar dentro de cada práctica
  • Responsable
  • Prioridad

En esta fase tenemos la opción de apoyar a las empresas en la implementación de las prácticas propuestas.

3. Preparación de organización.

Implementar nuevas prácticas dentro de cualquier negocio no es algo trivial. Es imprescindible que quien va a ejecutar dichas prácticas entienda la razón de cada una de ellas, así como la práctica en si. Esto es sólo un elemento, pues es imprescindible también que el personal que estará involucrado en el proyecto, este capacitado en la herramienta antes de que inicie la implementación. La gente es más propensa a comprar una idea si se le involucra dentro del proceso, y si se siente capaz (con conocimiento) para enfrentar el reto.

Los entregables de esta fase son:

  • Generación de material para capacitación de procesos.
  • Ejecución de capacitación de procesos.
  • Análisis de impacto.
  • Plan de capacitación de equipo de trabajo a ser capacitado en herramienta.

4. Determinación de necesidades de información y equipos.

Hay dos elementos que pueden afectar los tiempos de proyecto, ya que comúnmente se ignoran o no se les da la importancia que merecen. Hablamos de los equipos tecnológicos (servidores) e información (datos de todos los procesos). Es clave tener claro qué información necesitamos para implementar la herramienta tecnológica; sin información, no podemos sacar provecho del sistema. Por otro lado, hay tiempos de proveedores externos (tecnológicos), que pueden impactar los tiempos del proyecto si no los tomamos en cuenta, o asumimos que se van a alinear a nuestros tiempos.

Los entregables de esta fase son:

  • Generación de listado de información necesaria para la implementación de la herramienta, incluyendo:

–– Módulo
–– Título de la información
–– Descripción de la información
–– Campos a ser capturados
–– Descripción de campo
–– Tipo de campo y tamaño
–– Necesidad de campo (obligatorio / opcional)

  • Generación y envío de información necesaria para estimar el tamaño de los servidores de ambientes de desarrollo, pruebas y productivo, según el formato del proveedor de ERP seleccionado.

5. Generación de plan de implementación y equipo de proyecto.

En un proyecto de implementación de tecnología, las empresas cuentan usualmente con 2 opciones:

Implementación “Big Bang” o Implementación Secuencial por Módulos. La primera busca implementar todos los módulos de manera
simultánea, para arrancar en productivo en todas las áreas. La segunda busca implementar módulos de manera secuencial, de tal forma que las salidas en productivo son en fases de tiempo. No podemos decir que una o la otra es mejor; primero es necesario hacer un análisis a conciencia para entender las necesidades de la empresa.

Los entregables de esta fase son:

  • Matriz de Pros y Contras de una Implementación “Big Bang” VS Secuencial por Módulo.
  • Si la empresa decide implementar secuencial por Módulos, entonces el orden de implementación será según la prioridad del negocio.

Caso de Éxito
Empresa de fabricación de envases que sirve a la industria de alimentos y bebidas, con un fuerte mercado de exportación.

Antecedentes
Una empresa de fabricación de envases presentaba la siguiente problemática:
• Fuerte competitividad y falta de control estandarizado entre Gerentes Generales de cada planta. Una descentralización de las áreas de administración, compras y recursos humanos. La operación se lleva sin sistemas formales, todo se hace en Excel. Lo anterior contribuía a
una baja rentabilidad del negocio (márgenes reducidos) y provocaba la necesidad de invertir en Tecnología de Información como un habilitador crítico.

Pl anteamiento y Solución Sintec

Se dividió el proyecto en 3 áreas principales:
a) Procesos: Ante operaciones poco estandarizadas y procesos autónomos y enfocados a lograr metas aisladas, rediseñamos los mismosutilizando mejores prácticas de negocio, logrando la integración y estandarización, así como el soporte mediante Tecnología de Información.

b) Organización: Se desarrolló una nueva visión y modelo de negocio que permitieron eliminar silos de poder, incrementaron la rentabilidad, y motivaron el cambio. Esto con el objetivo de eliminar la carencia en la claridad de la visión de la empresa, la descentralización, la falta de conocimiento en temas de Cadena de Valor y sus beneficios, y la resistencia al cambio.

c) Tecnología de Información: No existía conocimiento alguno sobre lo que pueden aportar las herramientas. Además, no contaban con datos al nivel adecuado que les permitiera tomar las mejores decisiones. Ante esto, se generó una cultura alrededor de la información mediante educación, generación conjunta de requerimientos, justificación, plan y estrategia de implementación.

  • Estandarizar y optimizar procesos y recursos asociados a apoyos destinados a los clientes (Control de presupuesto a nivel directo de la Fuerza de Ventas).
  • Administrar campañas y solicitudes de apoyo (vía centro de contacto telefónico y aplicaciones móviles).
  • Desarrollo de Capacidades Organizacionales (capacitación al personal involucrado).

Resultados

  • Justificación de la Inversión en Tecnología de Información Rentabilidad del proyecto del 17%.
  • Ahorro en Consultoría de Implementación del 29% vs Tiempo Estándar de Implementación.

Acerca de Sintec

Sintec es la firma de consultoría líder en generar crecimiento rentable y desarrollar ventajas competitivas a través del diseño y ejecución de Estrategias integrales e innovadoras de Clientes & Operaciones. Sintec cuenta con una metodología robusta y única para desarrollar competencias organizacionales basada en los elementos clave: Organización, Procesos y TI. Sintec ha realizado más de 300 proyectos en temas de Estrategias Comerciales, Operaciones y TI, con más de 100 empresas líderes en 14 países de América Latina. La trayectoria de más de 25 años convierte a Sintec en la empresa de consultoría con mayor experiencia en la región.

Ciudad de México: +52 (55) 5002 5444

Monterrey: +52 (81) 1001 8570 / 01 800 112 8570

Bogotá: +57 (1) 379 4343

Sao Paulo: +55 11 3443 7433

www.sintec.com

informes@sintec.com

¡Ebook Gratis!

Crecimiento rentable a través de Estrategias de Clientes y Operaciones
Descargar eBook
  • COMPARTIR
    Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn
  • ESCRITO POR
  • 05 julio 2012
Descargar PDF

TAMBIÉN TE PUEDE INTERESAR